Para quem ainda não conhece o Notion, ele é uma ferramenta versátil e poderosa que server tanto para organização pessoal quanto para organização de empresas. Costumo usá-lo para organizar coisas básicas do dia a dia como lista de compras e tarefas da semana, e também para coisas mais complexas como meu fluxo de trabalho e o processo de escrita de artigos; como podem ver ele é bem versátil. E o melhor de tudo, ele possui uma versão grátis para uso pessoal, vale a pena dar uma conferida na ferramenta.
Neste primeiro artigo, não vou falar muito sobre o Notion, o tema vai ser mais sobre produtividade, vou mostrar o sistema que uso para me organizar e tirar meus projetos do papel. Eu volto a falar do Notion, e com mais exemplos, na segunda parte do artigo, onde mostro algumas vantagens de combiná-lo com o sistema que uso. Por fim, se estiver curioso em ver como o Notion funciona e já tiver feito uma conta, você pode acessar uma versão da minha área de trabalho nesse link. Assim, você pode acompanhar e entender melhor o sistema que uso.
Antes de mais nada, temos que aceitar um pequeno fato: um aplicativo não vai te fazer mais produtivo. Você já deve ter reparado que algumas pessoas conseguem fazer muita coisa só com um bloquinho de papel e uma caneta Bic azul. Enquanto isso, outras pessoas tem 15 aplicativos, 8 canetas coloridas e 2 coachs quânticos, mas não fazem muito. A diferença está na execução, quem consegue focar nos projetos realmente importantes, aqueles que trazem um retorno bom quando concluídos, são mais produtivas. A minha proposta nesse artigo, é mostrar o sistema que uso para me manter focado e que me permite checar se estou realmente trabalhando em projetos importantes.
Meu processo:
1) A primeira coisa que eu faço é construir uma lista de projetos e definir prioridades para cada um. Não tem problema a lista ser grande ou conter projetos pouco importantes, é só lembrar de executar primeiro aqueles com maior prioridade.
2) Estes projetos podem durar meses para serem concluídos e nem sempre é possível trabalhar em todos eles ao mesmo tempo. Então, eu escolho no máximo 4 projetos da lista anterior para serem executados durante o mês, esses projetos ficam marcados como ativos. Além disso, eu dou preferência a projetos com alta prioridade, mas costumo escolher pelo menos um com baixa prioridade.
3) Depois de definir os projetos que serão executados durante o mês, eu monto uma lista de tarefas relacionada a cada projeto. Essa lista deve ser trabalhosa o suficiente para ser executada ao longo de um mês inteiro. Na imagem abaixo, deixei um exemplo da minha lista para o projeto de Escrita em Inglês (o projeto que tem a bandeira dos EUA).
A imagem abaixo é uma visualização dos projetos organizados no Notion.
Repare que eu mantenho a coerência entre o que eu quero fazer e o que estou fazendo, a maioria das coisas que estão programadas para serem feitas no mês tem relação com algum projeto, as setas vermelhas indicam a relação entre os projetos e as tarefas mensais.
4) Com o mês todo organizado, o último passo é organizar a semana. No começo de cada semana, eu olho para a lista de tarefas do mês e quebro cada uma delas em tarefas mais simples, fáceis de serem executadas. Além disso, eu costumo separar as tarefas por prioridade e não por dia da semana, como geralmente as pessoas fazem. Sigo as seguintes regras para definir qual é a prioridade da tarefa:
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Necessidade: Qualquer coisa que precisa ser feita no mesmo dia ou serei muito prejudicado. Em geral, tento executar essa tarefa na parte da manhã.
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Alta: Qualquer coisa que tenha um retorno bom para os meus objetivos. Normalmente, aqui vão estar tarefas relacionadas com algum dos projetos.
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Normal: Coisas que devem ser feitas, porém, não tem um impacto tão grande quanto as tarefas com a prioridade mais alta.
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Baixa: Coisas interessantes, divertidas ou que eu só tive vontade de fazer, mas que não necessariamente vão afetar minha vida se forem feitas ou não.
Continuando com o exemplo do projeto de Escrita em Inglês, ele teria prioridade Normal e as tarefas da semana seriam essas:
A imagem abaixo é uma visualização de como a lista de tarefas da semana se parece no Notion.
5) Com tudo pronto, agora é só executar as tarefas dando preferência aquelas com prioridade alta.
Comentários Finais
O objetivo dos passos da lista acima, é quebrar tarefas complicadas em tarefas mais simples. Você faz isso no nível do mês e depois no nível da semana, onde as tarefas são mais objetivas e são executadas por ordem de prioridade. O sistema em si não é muito complicado, o ponto chave veem agora, que é observar a coerência na execução das tarefas.
É bem comum se perder no meio de tanta coisa para fazer e não executar as tarefas importantes. Por isso, temos que observar se estamos sendo coerentes no que estamos fazendo. Então, ao final de cada semana, eu checo se as tarefas das colunas Necessidade e Alta foram todas concluídas, ou pelo menos a maioria delas. Se isso ocorreu, a semana foi coerente e os meus projetos importantes estão avançando. Agora, se as tarefas com baixa prioridade foram executadas e as com alta prioridades foram deixadas de lado, isso indica um problema grave e eu tenho que parar um pouco e pensar, se estou perdendo foco ou se defini as prioridades erradas. Esse passo de checagem é muito importante, com ele fica fácil observar se estou sendo coerente com o que eu deveria fazer e o que eu estou realmente fazendo. Dessa forma, ao manter a coerência por várias semanas os projetos eventualmente são concluídos.
Esse sistema é bem trabalhoso para ser mantido, ficar organizando e checando coisas não é fácil. Além disso, como os projetos são longos e nem sempre todos são executados ao mesmo tempo, eu tenho que manter anotações de forma que seja fácil retomar o projeto meses depois. Por isso eu comecei a usar o Notion, ele facilita e automatiza muitos desses processos. Na segunda parte desse artigo, vou mostrar com mais detalhes algumas funcionalidades do Notion que simplificam o uso desse sistema.